Livello di difficoltà: Intermedio ★★☆ 

Durata: 45 minuti

Numero di partecipanti: 4-30 persone

Scopo principale di Agreement/Certainty Matrix

Aiutare gruppi e individui a evitare l’errore comune di affrontare problemi con metodi inadatti alla natura della sfida, classificando le sfide in quattro categorie: semplici, complicate, complesse e caotiche.

Situazioni ideali per Agreement/Certainty Matrix

• Introduzione di manager all’analisi di sfide complesse.
• Selezione di metodologie di cambiamento all’inizio di un progetto.
• Superamento della “paralisi da analisi” in fase di pianificazione.
• Organizzazione dei progetti di un dipartimento.

Risultati attesi

• Identificazione di eventuali approcci inadeguati.
• Allineamento del team sulla complessità dei problemi.
• Maggiore efficienza nell’allocazione delle risorse.
• Riduzione della frustrazione nei team di lavoro.
• Mappa visuale delle sfide categorizzate.
• Piano d’azione differenziato per tipo di problema.
• Passaggio da approcci standardizzati a soluzioni calibrate.
• Maggiore consapevolezza nella scelta delle metodologie.

I quadranti della Agreement/Certainty Matrix

Clear

• alto accordo, alta certezza.
• paragonabile a seguire una ricetta.
• soluzioni facilmente replicabili.
• risultati prevedibili.

Complicated

• accordo moderato, certezza moderata/alta.
• simile alla costruzione di un’automobile.
• richiede esperti e soluzioni codificate sofisticate.
• i risultati sono prevedibili avendo le giuste competenze.

Complex

• basso accordo, bassa certezza.
• paragonabile ad una negoziazione o ad altre relazioni tra persone.
• non esiste un’unica soluzione.
• i risultati non sono prevedibili a priori, ma dipendono in gran parte dalle scelte delle parti coinvolte e dalle loro interazioni.

Chaotic

• bassissimo accordo, bassissima certezza.
• è come giocare a “Mosca cieca”.
• il contesto è troppo turbolento.

è difficile identificare un percorso chiaro, a volte l’unica possibilità è procedere per tentativi.

Formula base

• “Qual è il grado di accordo tra i partecipanti riguardo alla sfida e al modo migliore per affrontarla? Qual è il grado di certezza e prevedibilità sui risultati delle soluzioni proposte?”

Esempi concreti

• “Quali sono le sfide principali che il nostro team sta affrontando in questo trimestre?”
• “Su quali progetti spendiamo più tempo ed energie?”
• “Quali aspetti della trasformazione digitale ci sembrano più incerti?”
• “Quali caratteristiche del nuovo prodotto generano più discussioni nel team?”

Setting

• Sala riunioni o workshop.
• Disposizione: sedie per gruppi di 4-6 persone.
• Parete libera per appendere la matrice.

Materiali necessari

• Un foglio con matrice vuota per partecipante.
• Flipchart con una grande matrice vuota.
• Post-it e pennarelli.

Adattamenti per facilitare Agreement/Certainty Matrix da remoto

• Lavagna virtuale collaborativa.
• Piattaforma di videoconferenza con breakout rooms.
• Template digitale della matrice preimpostato.
• Invio del template ai partecipanti prima della sessione.
• Nominare facilitatori per ogni breakout room.
• Prevedere pause tecniche ogni 45 minuti.

• [10 min] Fase individuale
  • ognuno scrive su post-it le sfide che ha in mente e le posiziona nella matrice personale.
• [15 min] Fase di confronto
  • prima ci si confronta in coppie e poi in gruppi di 4/6 persone.
• [20 min] Fase collettiva
  • si posizionano i post-it sulla matrice comune.
  • in piccoli gruppi si riflette sui pattern emersi.
  • in plenaria si converge sui prossimi passi.

Best practice

• Utilizzare esempi concreti per illustrare i concetti.
• Chiarire bene il tipo di sfide da includere.
• Procedere gradualmente dal livello individuale a quello collettivo.
• Evitare giudizi sul posizionamento delle attività.

Errori da evitare

• Non esplorare le sfide che ricadono in più settori.
• Saltare la fase di riflessione individuale.
• Forzare il consenso sulle classificazioni.

Gestione criticità

• Facilitare la discussione sulle differenze di prospettiva, soprattutto per sfide presenti in più quadranti.
• Mantenere il focus sulla comprensione piuttosto che sul giudizio.