Min Specs - Liberating Structures

Specifica l’elenco minimo possibile di azioni da realizzare per raggiungere un intento, eliminando il superfluo.

Durata media 35-50 minuti.

A cosa serve?

Grazie all’elenco minimo delle specifiche da seguire (Min Specs) che deve essere assolutamente rispettato, otterrai un gruppo scatenato nell’innovare liberamente.
Rispettando il Min Specs il gruppo si muoverà verso un’innovazione mirata e consapevole.
Da seguire come dei comandamenti, le specifiche minime sono dei vincoli abilitanti: delineano solo ciò che va assolutamente fatto evitando ciò che non va fatto.
Eliminerai il disordine delle pratiche non essenziali che ostacolano l’innovazione.
Spesso da 2 a 5 turni di Min Specs sono sufficienti per migliorare le prestazioni rendendo il gruppo più consapevole di ciò che deve fare per progredire.
Otterrai che i partecipanti lavorino in armonia come fossero un’unica persona: al di là della personale esperienza i partecipanti adatteranno le singole specifiche al proprio gruppo, tutti assieme.
Min Specs aiuta seguire le regole ma non sottrae libertà, anzi, fa in modo che i membri del gruppo scatenino la propria folle creatività!

A. de Saint-Exupery

Chi progetta sa di aver raggiunto la perfezione non quando non c’è più nulla da aggiungere, ma quando non gli resta più niente da togliere.

Come funziona?

Invito strutturante

Nel contesto di un’attività sfidante, una nuova iniziativa, o un collo di bottiglia strategico, invita i partecipanti a generare come prima cosa, l’intera lista di tutto ciò a cui essi devono porre attenzione per raggiungere un risultato di successo. Questa è lista delle massime specifiche (Max Specs).
Dopo che è stata sviluppata la lista delle Max Specs, chiedi ai partecipanti di ridurla all’assoluto minimo indispensabile per raggiungere il loro scopo.
Invitali a vagliare la lista voce per voce e chiedersi “Se ignoriamo o disattendiamo questa specifica, possiamo ancora raggiungere il nostro intento?” ed eliminare tutto ciò che da luogo a risposta positiva.

Organizzazione dello spazio e dei materiali

Numero di gruppi illimitato.
Gruppi da 4 a 7 sedie attorno a piccoli tavoli.
Carta e penna per annotare Max e Min Specs.

Come distribuire la partecipazione

Tutti i partecipanti del gruppo sono coinvolti.
Ognuno ha le stesse opportunità di contribuire.

Come configurare i gruppi

All’inizio il lavoro è individuale; si prosegue poi in piccoli gruppi formati da un minimo di 4 ad un massimo di 7 partecipanti e infine tutti assieme.

Passaggi e tempistiche

Generare la lista di tutte le cose da fare e non fare (Max Specs) – all’inizio singolarmente – per un minuto. In altri 5 minuti completare l’elenco in piccoli gruppi. Produrre la lista più completa possibile nel minor tempo possibile. [6 min]
Ogni piccolo gruppo verifica se ciascun elemento della lista è necessario per raggiungere l’intento originario. Se una specifica può essere disattesa senza compromettere il risultato finale allora va eliminata. [15 min]
Fai un secondo giro se necessario. [15 min]
I gruppi confrontano le loro specifiche e assieme si converge verso la lista più corta possibile. [15 min]

Suggerimenti e trappole

Concentra l’attenzione su un obiettivo che porti valore e non sia banale.
Parti con una lista completa delle cose da fare.
Coinvolgi tutti gli attori che hanno un ruolo nel perseguire l’obiettivo (es. stakeholder come clienti, fornitori, committenti…).
Siate spietati nell’eliminare le specifiche superflue: non lasciate che le Max Specs si insinuino dove non devono.
Fate tutti i round che servono.
Rendi le Min Specs ufficiali! Da quel momento in poi saranno la vostra stella polare, senza eccezione alcuna.
Dai maggior peso all’esperienza diretta sul campo piuttosto che alle conoscenze teoriche.
Mantieni vive le Min Specs, adattandole sulla base delle esperienze reali e sulle osservazioni emerse durante Simple Ethnography.
Se i gruppi sono in difficoltà, può essere necessario tornare indietro per chiarire nuovamente l’intento iniziale, assicurarsi che sia corretto ed eventualmente rivederlo.
Approfondisci leggendo Edgeware e guardando il video di Kathy Eisenhardt su YouTube.

Variazioni sul tema

Effettua un secondo giro per verificare l’attinenza delle specifiche all’intento che avete stabilito, chiedendo “Se seguite tutte le Min Specs tranne questa, ottenete comunque il risultato?”, se sì, elimina la specifica dalla lista.
Invece di sviluppare le Min Specs per il presente, chiedi di provare a immaginare quali Min Specs potrebbero influire positivamente sulle azioni future: usatele poi per orientare il presente.
In caso di gruppi virtuali usate inizialmente una chat di gruppo per eliminare dalla lista di Max Specs quelle più superflue (proponendo la domanda “Se ignoriamo o disattendiamo questa specifica, possiamo ancora raggiungere il nostro intento?“). Quando la lista di specifiche comincia ad essere più breve, aprite i microfoni.
Simple Ethnography o 9 Whys possono evidenziare Min Specs implicite o tacite (scava in profondità!).

Obiettivi di Min Specs

Consente di delineare cosa sia assolutamente necessario per ottenere il risultato desiderato.
Apre a nuove possibilità
Riduce la frustrazione dei team operativi liberandoli dal micromanagement.
Focalizza e indirizza risorse ed energie sulle attività davvero importanti.
Crea un sentiero da seguire per trovare il tipo di innovazione realmente utile per lo specifico contesto in cui si lavora.
Semplifica le strategie rendendole adatte anche a mercati in rapida evoluzione.

Casi d’uso ed esperienze sul campo

Per rendere più chiaro qualsiasi incarico dato o ricevuto.
Vedi anche London Business School – Donald Sull [YouTube]
La senatrice Lynda Bourque Moss ha usato proficuamente Min Specs per supportare una legge per la prevenzione della guida in stato di ebbrezza. Per maggiori dettagli cerca tra i casi di studio “Passing Montana Senate Bill 29”
Dopo un Open Space con tutta l’azienda, Alison Joslyn ha sviluppato un set di Min Specs con i nuovi responsabili di progetto nell’ambito di una trasformazione aziendale. Per maggiori dettagli cerca “Business Turnaround” nei casi di studio.

Crediti

Tecnica sviluppata da Henri Lipmanowicz e Keith McCandless, ispirata dalla professoressa Kathleen Eisenhardt e da Paul Plsek (Zimmerman, Lindberg e Plsek – Edgeware).