Livello di difficoltà: Intermedio ★★☆ 

Durata: 35 minuti

Numero di partecipanti: gruppi da 4/7 persone

Scopo principale di Min Specs

Min Specs è una struttura ideale per identificare le regole essenziali e liberare l’innovazione.
Si utilizza in particolare per:

• definire gli elementi assolutamente necessari per il successo di un’iniziativa;
• semplificare processi e strategie eliminando regole non essenziali:
• ridurre il micromanagement e aumentare l’autonomia dei team.

Situazioni ideali per Min Specs

• Per snellire processi decisionali troppo burocratici.
• In fase di revisione di policy aziendali.
• Per ridurre il micromanagement.

Risultati attesi

• Si arriva a 2-5 regole veramente essenziali.
• Le persone comprendono chiaramente cosa è davvero importante.
• Si osserva un aumento della responsabilizzazione.
• Migliora la qualità delle decisioni attraverso il coinvolgimento attivo.

Formula base

• Max specs: “Quali sono tutti i “do’s” e i “dont’s” a cui dovremmo prestare attenzione per ottenere un risultato di successo?”
• Min specs:
  • “Se violassimo questa regola, potremmo comunque raggiungere il nostro obiettivo?”
  • “Se seguissimo tutte le Min Specs tranne questa, raggiungeremmo comunque il nostro obiettivo?”

Esempi concreti

• Per un nuovo progetto: “Quali sono le regole minime indispensabili per garantire il successo?”
• Per un cambiamento organizzativo: “Quali sono i comportamenti essenziali da mantenere?”

Setting

• Sala riunioni o spazio workshop.
• Tavoli per piccoli gruppi di 4-7 persone.

Materiali necessari

• Fogli per registrare Max Specs e Min Specs.

Adattamenti per facilitare Min Specs da remoto

• Utilizzare la chat per condividere le risposte.
• Aprire la conversazione vocale quando la lista si riduce.

• [10 min] Creazione della lista Max Specs
  • fase individuale per generare la lista completa di “do’s” e “don’ts”.
  • in piccoli gruppi confrontiamo ed espandiamo le liste.
• [15 min] Riduzione della lista Min Specs
  • ogni gruppo esamina ogni specifica confrontandola con l’obiettivo.
  • eliminare le regole non assolutamente necessarie .
• [10 min] Fase di consolidamento
  • confronto tra gruppi.
  • creazione della lista finale più breve possibile.

Best practice

• Concentrarsi su sfide concrete, non su platitudes.
• Includere il maggior numero possibile di stakeholder.
• Essere rigorosi nell’eliminazione delle regole non essenziali.

Errori da evitare

• Permettere che le Max Specs si insinuino nuovamente.
• Ignorare l’esperienza diretta sul campo.
• Mantenere regole per abitudine o tradizione.

Gestione criticità

• Se i gruppi hanno difficoltà, tornare a chiarire lo scopo.
• Fare ulteriori round se necessario.
• Adattare le Min Specs in base all’esperienza sul campo.