Livello di difficoltà: Intermedio ★★☆ 

Durata: 90/130 minuti

Numero di partecipanti: gruppi di 15/50 persone

Scopo principale di Shift & Share

Shift & Share permette di condividere rapidamente ed efficacemente diverse innovazioni o programmi utili che potrebbero essere nascosti all’interno di un gruppo, un’organizzazione o una comunità.

Situazioni ideali per Shift & Share

• Presentazione di nuove tecnologie o metodologie.
• Orientamento di nuovi membri in un’organizzazione.
• Condivisione di best practice tra team diversi.
• Fusioni aziendali per conoscere i punti di forza di entrambe le realtà.

Risultati attesi

• Generazione di soluzioni sostenibili scoperte dalle persone che svolgono il lavoro.
• Risoluzione di problemi locali con impatto su più team.
• Costruzione di relazioni tra funzioni e livelli diversi.

Formula base

• “Quali innovazioni o pratiche di successo potrebbero essere utili per altri team dell’organizzazione?”

Esempi concreti

• “Quali soluzioni innovative avete sviluppato per migliorare il servizio clienti?”
• “Come avete ottimizzato i processi nel vostro reparto?”
• “Quali strumenti digitali hanno trasformato il vostro modo di lavorare?”

Setting

• Spazio ampio per ospitare 5-8 stazioni.
• Disposizione che permetta la circolazione fluida dei gruppi.
• Sedie sufficienti per ogni stazione.

Materiali necessari

• Timer o campanello per segnalare i cambi.
• Materiali per facilitare le presentazioni.
• Eventuali supporti visivi.

Adattamenti per facilitare Shift & Share da remoto

• Utilizzo di piattaforme di videoconferenza con funzionalità di breakout rooms.
• Creazione di “stazioni virtuali” separate.
• Sistema di rotazione digitale tra le stanze.
• Condivisione anticipata dei materiali di presentazione.
• Creazione di una “mappa digitale” delle rotazioni.
• Aggiunta di 1-2 minuti extra per i cambi di stanza.
• Registrazioni brevi delle presentazioni come backup.

• [5 min] Fase iniziale
  • spiegazione del processo.
  • identificazione dei presentatori.
  • formazione dei gruppi.
• [15 min/stazione] Rotazione delle presentazioni
  • [8 min] i presentatori illustrano le proprie soluzioni.
  • [6 min] domande e feedback da parte dei partecipanti.
  • [1 min] cambio di stazione.
  • si conclude quando ogni gruppo ha visitato ogni stazione.
• [5 min] Conclusione con debriefing finale.

Best practice

• Selezionare presentatori in base ai contenuti (più che alla capacità di presentazione).
• Il rispetto delle tempistiche è fondamentale per non creare effetto domino
• La rotazione dei gruppi deve essere precisa e puntuale
• Preparare i presentatori alla brevità dell’intervento.

Errori da evitare

• Presentazioni troppo lunghe o tecniche.
• Gruppi troppo numerosi per stazione.
• Spazi troppo ravvicinati tra le stazioni creano interferenze acustiche.

Gestione criticità

• Briefing dettagliato ai presentatori sulla struttura temporale.
• Prova tecnica delle rotazioni prima dell’inizio.
• Verifica dell’acustica e degli spazi tra le stazioni.
• Utilizzo di segnali sonori chiari per le rotazioni.
• Creazione di gruppi bilanciati per numero.
• Indicazioni chiare sui percorsi di rotazione.
• Gestione delle domande per evitare divagazioni.
• Se i gruppi sono numerosi è possibile sdoppiare le stazioni più popolari.