Livello di difficoltà: Intermedio ★★☆ 

Durata: da 90 minuti a una giornata

Numero di partecipanti: da 10 persone in su

Scopo principale di Open Space Technology

L’Open Space Technology è una potente struttura che permette di affrontare sfide complesse attraverso l’auto-organizzazione e la leadership diffusa. Il suo scopo è quello di liberare la creatività e la capacità di auto-organizzazione dei gruppi per affrontare sfide complesse che richiedono l’intelligenza collettiva.

Situazioni ideali per Open Space Technology

• Quando nessuno ha la risposta definitiva a una sfida.
• Per coinvolgere gruppi diversificati con prospettive multiple.
• In situazioni che richiedono innovazione e impegno collettivo.

Risultati attesi

• Chiarezza sulle necessità reciproche tra funzioni aziendali.
• Risposte non ambigue alle richieste di supporto.
• Mappatura delle interdipendenze tra reparti.
• Identificazione di aree di miglioramento nella collaborazione.
• Riduzione delle incomprensioni tra silos organizzativi.
• Ripristino di connessioni interrotte tra team.
• Passaggio da un approccio basato sulle lamentele a uno costruttivo basato su richieste concrete.

I 4 principi di Open Space Technology

1. “Chiunque arrivi è la persona giusta!”

• non importa il numero o il ruolo delle persone presenti.
• chi partecipa lo fa per passione e interesse genuino.
• la partecipazione volontaria è garanzia di impegno e del valore dei contributi.

2. “Qualunque cosa accada è l’unica che poteva accadere!”

• accettare gli eventi come si presentano.
• concentrarsi sul presente e sulle possibilità che emergono.
• lasciar andare le aspettative predefinite.

3. “Quando comincia è il momento giusto!”

• la creatività non segue orari rigidi.
• l’energia del gruppo determina i tempi naturali.
• valorizzare la spontaneità dei contributi.

4. “Quando è finita, è finita!”

• rispettare i tempi naturali delle discussioni.
• dare priorità alla qualità del lavoro piuttosto che agli orari.
• concludere quando gli obiettivi sono raggiunti.

La Legge dei due Piedi

“In qualsiasi momento se senti che non stai contribuendo alla sessione, spostati senti di poter essere più utile. Non è mancanza di rispetto lasciare una discussione per unirsi a un’altra.”

• incoraggia la partecipazione attiva e consapevole.
• facilita la circolazione di idee e prospettive.
• ottimizza l’uso del tempo e delle energie dei partecipanti.

Formula base

• “Come possiamo [obiettivo desiderato] attraverso [approccio/risorsa] per [beneficio atteso]?”

Esempi concreti

• “Come possiamo migliorare la collaborazione tra i dipartimenti per aumentare la capacità di rispondere rapidamente al mercato ?”
• “Come possiamo innovare i nostri servizi per soddisfare meglio i clienti?”

Setting

• Spazio ampio con sedie disposte in cerchi concentrici.
• Pareti libere per appendere l’agenda.

Materiali necessari

• Lavagne a fogli mobili.
• Pennarelli e post-it (o cartoncini).
• Agenda vuota da compilare.
• Microfoni per gruppi oltre 40 persone.

Adattamenti per facilitare Open Space Technology da remoto

• Utilizzo di piattaforme di videoconferenza con funzionalità di breakout rooms.
• Lavagne digitali collaborative per la creazione dell’agenda.
• Canali di comunicazione dedicati per ogni sessione tematica.
• Canale “no-topic” per momenti di pausa.
• Canale “break” per le pause strutturate.
• Mantenere sessioni più brevi per evitare l’affaticamento digitale.
• Permettere ai partecipanti di scegliere liberamente le stanze.
• Facilitare la documentazione in tempo reale attraverso strumenti collaborativi.
• Creare una bacheca virtuale per condividere i risultati.
• Permettere la consultazione asincrona dei materiali prodotti.
• Riunire tutti nel canale principale per la condivisione finale.

Facilitare la creazione di connessioni per collaborazioni future.

• [15 min] Apertura del cerchio
  • accoglienza e presentazione del tema centrale.
  • spiegazione dei principi e della “Legge dei due piedi”.
• [30 min] Creazione dell’agenda
  • i partecipanti propongono sessioni parallele attorno al tema centrale.
  • organizzazione degli slot temporali e degli spazi.
• [30 min] Sessioni di lavoro
  • i gruppi si auto-organizzano.
  • il lavoro dei gruppi viene documentato.
  • chi partecipa può scegliere liberamente come spostarsi tra le sessioni.
• [15 min] Chiusura
  • presentazione dei contributi.

Si possono prevedere più sessioni consecutive, a seconda del tempo a disposizione. In tal caso la fase di creazione dell’agenda durerà più a lungo e l’agenda prevederà più sessioni parallele consecutive.

Best practice

• Creare un’atmosfera accogliente e informale.
• Garantire la documentazione immediata di tutte le sessioni.
• Facilitare senza controllare.
• Incoraggiare la rotazione tra i gruppi.
• Valorizzare anche i contributi dei gruppi più piccoli.

Errori da evitare

• Imporre un’agenda predefinita.
• Limitare la libertà di movimento dei partecipanti.
• Cercare di controllare troppo il processo.

Gestione criticità

• Monitorare che i gruppi mantengano il focus senza controllarli eccessivamente..
• Intervenire con discrezione se qualche gruppo si blocca o devia troppo.
• Nominare un responsabile della documentazione per gruppo.
• Richiamare ai principi quando necessario.