🎯 Come funziona Open Space Technology (OST)

Livello di difficoltà: Intermedio ★★☆ 

Durata: da 90 minuti a una giornata

Numero di partecipanti: da 10 persone in su

Scopo principale di Open Space Technology

L’Open Space Technology è una potente struttura che permette di affrontare sfide complesse attraverso l’auto-organizzazione e la leadership diffusa. Il suo scopo è quello di liberare la creatività e la capacità di auto-organizzazione dei gruppi per affrontare sfide complesse che richiedono l’intelligenza collettiva.

Situazioni ideali per Open Space Technology

  • Quando nessuno ha la risposta definitiva a una sfida.
  • Per coinvolgere gruppi diversificati con prospettive multiple.
  • In situazioni che richiedono innovazione e impegno collettivo.

Risultati attesi

  • Chiarezza sulle necessità reciproche tra funzioni aziendali.
  • Risposte non ambigue alle richieste di supporto.
  • Mappatura delle interdipendenze tra reparti.
  • Identificazione di aree di miglioramento nella collaborazione.
  • Riduzione delle incomprensioni tra silos organizzativi.
  • Ripristino di connessioni interrotte tra team.
  • Passaggio da un approccio basato sulle lamentele a uno costruttivo basato su richieste concrete.

I 4 principi di Open Space Technology

1. “Chiunque arrivi è la persona giusta!”

  • non importa il numero o il ruolo delle persone presenti.
  • chi partecipa lo fa per passione e interesse genuino.
  • la partecipazione volontaria è garanzia di impegno e del valore dei contributi.

2. “Qualunque cosa accada è l’unica che poteva accadere!”

  • accettare gli eventi come si presentano.
  • concentrarsi sul presente e sulle possibilità che emergono.
  • lasciar andare le aspettative predefinite.

3. “Quando comincia è il momento giusto!”

  • la creatività non segue orari rigidi.
  • l’energia del gruppo determina i tempi naturali.
  • valorizzare la spontaneità dei contributi.

4. “Quando è finita, è finita!”

  • rispettare i tempi naturali delle discussioni.
  • dare priorità alla qualità del lavoro piuttosto che agli orari.
  • concludere quando gli obiettivi sono raggiunti.

La Legge dei due Piedi

“In qualsiasi momento se senti che non stai contribuendo alla sessione, spostati senti di poter essere più utile. Non è mancanza di rispetto lasciare una discussione per unirsi a un’altra.”

  • incoraggia la partecipazione attiva e consapevole.
  • facilita la circolazione di idee e prospettive.
  • ottimizza l’uso del tempo e delle energie dei partecipanti.

🙋 Domanda generativa

Formula base

  • “Come possiamo [obiettivo desiderato] attraverso [approccio/risorsa] per [beneficio atteso]?”

Esempi concreti

  • “Come possiamo migliorare la collaborazione tra i dipartimenti per aumentare la capacità di rispondere rapidamente al mercato ?”
  • “Come possiamo innovare i nostri servizi per soddisfare meglio i clienti?”

🏖️ Preparazione di Open Space Technology

Setting

  • Spazio ampio con sedie disposte in cerchi concentrici.
  • Pareti libere per appendere l’agenda.

Materiali necessari

  • Lavagne a fogli mobili.
  • Pennarelli e post-it (o cartoncini).
  • Agenda vuota da compilare.
  • Microfoni per gruppi oltre 40 persone.

Adattamenti per facilitare Open Space Technology da remoto

  • Utilizzo di piattaforme di videoconferenza con funzionalità di breakout rooms.
  • Lavagne digitali collaborative per la creazione dell’agenda.
  • Canali di comunicazione dedicati per ogni sessione tematica.
  • Canale “no-topic” per momenti di pausa.
  • Canale “break” per le pause strutturate.
  • Mantenere sessioni più brevi per evitare l’affaticamento digitale.
  • Permettere ai partecipanti di scegliere liberamente le stanze.
  • Facilitare la documentazione in tempo reale attraverso strumenti collaborativi.
  • Creare una bacheca virtuale per condividere i risultati.
  • Permettere la consultazione asincrona dei materiali prodotti.
  • Riunire tutti nel canale principale per la condivisione finale.

Facilitare la creazione di connessioni per collaborazioni future.

⏳ Tempi e fasi di Open Space Technology

  • [15 min] Apertura del cerchio
    • accoglienza e presentazione del tema centrale.
    • spiegazione dei principi e della “Legge dei due piedi”.
  • [30 min] Creazione dell’agenda
    • i partecipanti propongono sessioni parallele attorno al tema centrale.
    • organizzazione degli slot temporali e degli spazi.
  • [30 min] Sessioni di lavoro
    • i gruppi si auto-organizzano.
    • il lavoro dei gruppi viene documentato.
    • chi partecipa può scegliere liberamente come spostarsi tra le sessioni.
  • [15 min] Chiusura
    • presentazione dei contributi.

Si possono prevedere più sessioni consecutive, a seconda del tempo a disposizione. In tal caso la fase di creazione dell’agenda durerà più a lungo e l’agenda prevederà più sessioni parallele consecutive.

💥 Consigli pratici ed errori da evitare con Open Space Technology

Best practice

  • Creare un’atmosfera accogliente e informale.
  • Garantire la documentazione immediata di tutte le sessioni.
  • Facilitare senza controllare.
  • Incoraggiare la rotazione tra i gruppi.
  • Valorizzare anche i contributi dei gruppi più piccoli.

Errori da evitare

  • Imporre un’agenda predefinita.
  • Limitare la libertà di movimento dei partecipanti.
  • Cercare di controllare troppo il processo.

Gestione criticità

  • Monitorare che i gruppi mantengano il focus senza controllarli eccessivamente..
  • Intervenire con discrezione se qualche gruppo si blocca o devia troppo.
  • Nominare un responsabile della documentazione per gruppo.
  • Richiamare ai principi quando necessario.