Livello di difficoltà: Intermedio ★★☆ 

Durata: 45 minuti

Numero di partecipanti: da 5 a 10 persone

Scopo principale di Design StoryBoards

• Creare un piano dettagliato e visuale per far interagire i partecipanti in modo produttivo.
• Eliminare problemi comuni come: scopo poco chiaro, partecipazione limitata, voci assenti e frustrazione dei partecipanti.

Situazioni ideali per Design StoryBoards

• Riunioni settimanali che hanno perso efficacia.
• Meeting periodici che necessitano di una nuova energia.
• Eventi aziendali che vanno rivitalizzati.
• Implementazione di cambiamenti organizzativi.
• Quando il coinvolgimento dei partecipanti è basso.
• Quando le decisioni non vengono implementate.
• Quando manca allineamento tra i partecipanti.
• Quando si percepisce frustrazione nelle interazioni di gruppo.

Risultati attesi

• Maggiore chiarezza sugli obiettivi degli incontri.
• Incremento della partecipazione attiva.
• Riduzione dei tempi morti e delle dispersioni.
• Processi decisionali più efficaci.
• Migliore allineamento tra strategia e esecuzione.

Formula base

• “Come possiamo strutturare questo incontro/iniziativa per raggiungere il nostro scopo in modo efficace e coinvolgente?”

Esempi concreti

• “In che modo possiamo riprogettare le nostre riunioni settimanali per garantire che ogni voce venga ascoltata?”
• “Come possiamo integrare momenti di riflessione strategica nelle nostre riunioni operative?”
• “Come possiamo organizzare la retrospettiva per identificare sia i successi che le aree di miglioramento?”

Setting

• Parete libera con carta da lavoro o fogli flip-chart.

Materiali necessari

• Post-it 5×10 cm.
• Template storyboard vuoto.

Adattamenti per facilitare Design StoryBoards da remoto

• Lavagna digitale condivisa con template storyboard preimpostato.
• Piattaforma di videoconferenza con possibilità di breakout rooms.
• Sistema di documentazione condivisa.
• Creare una board digitale con aree dedicate per ogni fase.
• Preparare istruzioni visive chiare per la navigazione degli strumenti.
• Dedicare 10 minuti iniziali per familiarizzare con gli strumenti.
• Definire chiaramente i ruoli (facilitatore, timekeeper, documentatore).
• Alternare lavoro individuale e di gruppo con pause più frequenti.
• Implementare check-in regolari per mantenere l’engagement.
• Registrare le sessioni per riferimento futuro.

• [5 min] Illustrare lo scopo del lavoro.
• [5 min] Descrivere l’approccio standard e valutarne efficacia/inefficacia.
• [3 min] Riesaminare e rafforzare la dichiarazione dello scopo.
• [2 min] Decidere chi deve partecipare.
• [5 min] Fare brainstorming sulle possibili microstrutture da utilizzare.
• [10 min] Scegliere le microstrutture più adatte.
• [5 min] Individuare invitati e facilitatrice/facilitatore.
• [10 min] Determinare le domande per valutare il design.

Best practice

• Lavorare almeno in coppia per avere più prospettive.
• Utilizzare icone e schizzi per sviluppare rapidamente una comprensione condivisa.
• Includere sempre un debrief del design.

Errori da evitare

• Non risparmiare sul tempo necessario per generare un buon design.
• Non dimenticare di includere gli utenti finali.
• Resistere all’urgenza di passare subito all’azione senza una progettazione adeguata.

Gestione criticità

• Avere sempre un piano B per ogni elemento del design.
• Essere pronti ad improvvisare basandosi sul feedback dei partecipanti.
• Mantenere la flessibilità per adattare il design in corso d’opera.