Open Space Technology

Come funziona?

Invito strutturante

• Invita i partecipanti a farsi avanti per parlare di un problema complesso.
• Invita i partecipanti a co-costruire l’agenda proponendo delle sessioni su argomenti che ritengono interessanti e appassionanti.
• Invita i partecipanti a unirsi a qualsiasi sessione sia di loro interesse.
• Open Space Technology (OST) si fonda su una legge e quattro principi.
• La legge, chiamata “Legge dei due piedi”, regola la partecipazione alle varie sessioni. Essa afferma: “Partecipa a qualsiasi sessione ti interessi, ma se ti accorgi che non stai né imparando né contribuendo, utilizza i tuoi piedi e cambia sessione!”.
• I quattro principi sono “Chiunque venga è la persona giusta”, “Qualsiasi cosa accada è l’unica che poteva accadere”, “Quando comincia è il momento giusto”, “Quando è finita è finita”.

Organizzazione dello spazio e dei materiali

• Sedie disposte in cerchio (o se si è tanti in cerchi concentrici) in una grande sala o in un open space.
• Microfoni per gruppi con più di 40 persone.
• Una grande agenda da riempire: su carta o su una lavagna.
• L’agenda deve avere abbastanza slot per tutte le sessioni simultanee che potrebbero emergere. In linea di massima ci si può aspettare che il 30% dei partecipanti proponga una sessione.

Come configurare i gruppi

• All’inizio tutti in un grande cerchio, oppure in più cerchi concentrici.
• In seguito continuate in gruppi di dimensione variabile auto-organizzati in base agli argomenti dell’agenda.

Passaggi e tempistiche – forma breve [90 min]

• Il leader e/o il facilitatore introduce il concetto dell’OST, la “Legge dei due piedi” e i quattro principi. [5 min]
• Si apre la fase delle proposte! I partecipanti annunciano gli argomenti e scelgono un orario e un luogo dove parlarne. [15 min]
• Chi ha proposto l’argomento facilita la sessione, in modo che ogni singolo gruppo elabori delle proposte e dei piani d’azione. Ciò che emerge va trascritto per essere poi condiviso pubblicamente. [2 round da 30 min o 1 da 60 min]
• Debrief, condivisione dei contenuti emersi, e chiusura. [10 min]

Passaggi e tempistiche – forma lunga [90 min]

• Il leader e/o il facilitatore introduce il concetto dell’OST, la “Legge dei due piedi” e i quattro principi. [20/45 min]
• Si apre la fase delle proposte! I partecipanti annunciano gli argomenti e scelgono un orario e un luogo dove parlarne. [20/30 min]
• Chi ha proposto l’argomento facilita la sessione, in modo che ogni singolo gruppo elabori delle proposte e dei piani d’azione. Ciò che emerge va trascritto per essere poi condiviso pubblicamente. [più round di 60/90 min]
• Debrief, condivisione dei contenuti emersi, e chiusura. [60 min per ciascun giorno]

Suggerimenti e trappole

• Per iniziare si consiglia di leggere “Open space technology. Guida all’uso” scritto dal suo inventore Harrison Owen; in questo testo sono spiegati dettagliatamente tutti gli ingredienti per provare OST per la prima volta.
• Man mano che si ricevono i contributi dei gruppi, scrivere il verbale dell’intero incontro e distribuirlo o condividerlo in un luogo visibile a tutti.
• Nell’introdurre la “Legge dei due piedi”, i quattro principi e i meccanismi dell’OST si consiglia uno stile accattivante e divertente.
• Come facilitatore, quando noti che stai per formulare un giudizio (su ciò che è giusto o sbagliato) o che ti sta venendo un’idea su come poter aiutare: lascia perdere e fai una cosa in meno!
• Un evento senza la “Legge dei due piedi”, ovvero dove l’agenda è creata dai partecipanti ma gli individui non sono liberi di spostarsi da una sessione all’altra… NON è un Open Space!

Variazioni sul tema

• Nella forma lunga, per ottenere maggior coinvolgimento, riproponi tutte le mattine la fase delle proposte.
• Concatena con Celebrity Interview, Appreciative Interview, e/o TRIZ prima di iniziare o 25/10 Crowd Sourcing dopo la chiusura.
• Altre forme di Open Space vengono chiamate Unconferences o BarCamp.

Obiettivi di Open Space Technology

• Stimola l’attivazione, genera energia e determinazione e fa emergere una leadership condivisa. 
• Affronta problemi o conflitti apparentemente inestricabili grazie all’auto-organizzazione.
• Assicura che TUTTE le questioni che i partecipanti considerano importanti siano tenute in considerazione, integrate nell’agenda e affrontate.
• Dà ai partecipanti la possibilità di prendersi la responsabilità per affrontare le questioni a cui tengono e di avere un ruolo in ciò che avverrà.

Casi d’uso ed esperienze sul campo

• Per riunioni di management di ogni tipo.
• Alison Joslyn ha lanciato una trasformazione aziendale invitando tutti gli impiegati ad una sessione di Open Space di tre giorni.
• Chris McCarthy utilizza Open Space per orientare la collaborazione tra i membri creativi dell’Innovation Learning Network.
• A seguito di una fusione, per far incontrare tutti gli impiegati delle due imprese per dar forma tutti assieme alle fasi successive.
• Per condividere prototipi innovativi in ambito IT e promuovere un’azione collaborativa tra i diversi partner.

Crediti

Inventato da Harrison Owen (vedi “Open space technology. Guida all’uso“). La forma breve è stata riadattata per le Liberating Structures da Henri Lipmanowicz e Keith McCandless.